Cara Membuat Struktur & Skala Upah (Edisi : Analisis Jabatan)

Semangat pagi para pembaca ManajemenSDM.net

Pagi ini saya ingin melanjutkan artikel mengenai Cara Membuat Struktur & Skala Upah.

Ingat, deadline bagi Perusahaan untuk memiliki dan melaporkan Struktur & Skala Upah adalah tanggal 23 Oktober 2017 (sesuai aturan pemerintah).

Mari kita telaah artikel hari ini mengenai Analisis Jabatan. Cekidot.

–

Seperti yang telah dibahas pada artikel sebelumnya, bahwa dalam membuat Struktur dan Skala Upah ada beberapa tahapan yang perlu anda lalui.

Tahapan itu adalah Job Design Unit (output : Jabatan) – baca artikelnya disini, kemudian Analisa Jabatan (output : Uraian Jabatan), kemudian Evaluasi Jabatan (output : Scoring) dan terakhir Membuat Struktur dan Skala Upah.

Hari ini kita akan membahas bagaimana melakukan Analisis Jabatan.

Analisis Jabatan (Job Analysis) adalah suatu proses sistematis untuk mendapatkan informasi-informasi yang penting dan relevan mengenai suatu jabatan.

Hasil dari Analisis jabatan merupakan sebuah Deskripsi/Uraian Jabatan (Job Description).

Ada 3 hal penting yang harus anda perhatikan ketika melakukan Analisis Jabatan, yakni :

1. Analisis atas pekerjaan, bukan orang. Anda harus fokus pada pekerjaan yang anda analisa, bukan pejabatnya.
2. Merupakan analisis bukan daftar. Anda menyajikan Analisis pekerjaan, bukan daftar kegiatan dari pekerjaan tersebut.
3. Berdasar fakta, bukan pendapat. Dalam melakukan analisis jabatan, dasarnya adalah fakta pekerjaan, bukan pendapat subyektif dari pemegang jabatan maupun analisnya.

Dalam melakukan Analisis Jabatan, anda dapat menggunakan pertanyaan-pertanyaan berikut ini untuk menggali informasi dari Jabatan terkait, yaitu :

• Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut
• Apa wewenang dan tanggung jawabnya
• Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan
• Bagaimana cara melakukannya
• Apa alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya.
• Spesifikasi apa yang dibutuhkan (dalam hal pendidikan, pengalaman dan latihan)
• Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut
• Dan lain-lain

Ada dua jenis sumber informasi yang dapat anda dapatkan, yakni Sumber Utama dan Sumber Tambahan.

Terhadap Sumber Utama ini, ada dapat melakukan teknik pengumpulan data dengan metode : Observasi Langsung, Wawancara Individu/Kelompok, Kuesioner dan Melihat Catatan.

Sedangkan terhadap Sumber Tambahan, anda bisa memperoleh data dari : Kebijakan & Prosedur, Publikasi Pemerintah, Survey Upah, Dokumentasi Pekerjaan, dll.

Output dari analisis jabatan, akan menghasilkan uraian jabatan (job description).

Komponen-komponen dalam Uraian Jabatan terdiri dari :

#1 : Identifikasi Jabatan

Identifikasi Jabatan terdiri dari:

• Nama Jabatan
• Unit Kerja
• Lokasi Kerja
• Tanggal Uraian Jabatan Ditulis/Direvisi
• Yang membuat Uraian Jabatan
• Yang memeriksa Uraian Jabatan
• Yang menyetujui Uraian Jabatan

#2 : Posisi dalam Struktur Organisasi

Tempatkan posisi dalam struktur organisasi sesuai dengan lingkup tanggung jawabnya.

Tentukan kemana posisi ini bertanggung jawab dan dimana posisi ini memiliki struktur bawahannya

#3 : Dimensi Jabatan

Dimensi jabatan: satuan kuantitatif yang “berarti” dimana suatu jabatan mempunyai pengaruh langsung atau tidak langsung.

Satuan itu dapat menjelaskan ”seberapa besar” suatu jabatan di perusahaan itu dibandingkan dengan jabatan yang sama diperusahaan lain.

Macam dimensi:

• Besaran keuangan (anggaran, target penjualan, nilai proyek)
• Besaran sumber daya manusia
• Besaran lain yang khas untuk masing-masing jabatan, misal:
• Jumlah item barang bagi jabatan Supervisor Gudang
• Jumlah supplier bagi jabatan Staf Pembelian

#4 : Tujuan Utama atau Fungsi Utama

Tujuan Utama atau Fungsi Utama adalah penyataan singkat yang merumuskan dasar dari eksistensi suatu jabatan, atau kepentingan jabatan tersebut bagi organisasi.

CONTOH (HRD Manager):

Bertanggung jawab melakukan pengelolaan semua sumber daya manusia di perusahaan meliputi kegiatan rekrutmen dan seleksi karyawan; pelatihan dan pengembangan organisasi maupun karyawan; serta aktivitas-aktivitas lain terkait dengan pengembangan sumber daya manusia.

#5 : Tanggung Jawab Utama & Indikator Keberhasilan

A. LINGKUP TANGGUNG JAWAB

Tanggung Jawab Utama merupakan bidang-bidang aktivitas utama dimana melalui aktivitas tersebut pemegang jabatan diharapkan menghasilkan sesuatu.

Tanggung jawab utama menjawab pertanyaan: proses utama apa yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan untuk menghasilkan hasil pokok dari jabatannya?

Karakteristik dari tanggung jawab utama adalah berfokus pada hasil yang harus dicapai, bukan daftar tugas ataupun daftar dan menjelaskan “apa” bukan “bagaimana”nya suatu jabatan.

Dituliskan dengan cara:

• Diawali kata kerja yang dikaitkan langsung dengan objeknya.
• Yang terpenting secara jelas menentukan dihasilkannya hasil pokok.

B. ALOKASI WAKTU (TIME ALLOCATION)

Alokasi Waktu adalah waktu yang dialokasikan oleh pejabat dalam melaksanakan Lingkup Tanggung Jawab.

Artinya, Lingkup Tanggung Jawab tersebut adalah merupakan tanggung jawab pejabat dan tidak di-share pengerjaannya dengan yang lain.

Biasanya ditulis:

• Penuh
• Parsial
• Pendukung

C. INDIKATOR KEBERHASILAN (SUCCESS INDICATOR)

Indikator Keberhasilan adalah apa yang menjadi indikator bahwa Lingkup Tanggung Jawab tersebut dianggap berhasil. Indikator bisa yang berupa kuantitatif atau kualitatif.

Biasanya ditulis dalam:

• Kuantitatif (jumlah atau banyaknya)
• Kualitatif (kualitas output)

Berikut ini saya coba berikan contoh penulisan tanggung jawab utama untuk posisi HRD MANAGER

TANGGUNGJAWAB:

Dalam fungsi HR Planning & Recruitment: Mengelola perencanaan sumber daya manusia, memelihara dan membangun organisasi, serta melakukan proses rekrutmen sesuai kebijakan sehingga kebutuhan sumber daya manusia terpenuhi sesuai dengan perencanaan dan dengan kualitas yang terbaik.

WAKTU: Penuh

KRITERIA KEBERHASILAN:

• Kecepatan Proses
• Ketepatan Waktu

#6 : Tantangan Jabatan & Lingkungan Kerja

Lingkungan Kerja dan Tantangan Jabatan menjelaskan kesulitan khusus yang khas dalam rangka pelaksanakan Tanggung Jawab Utama jabatan itu, baik kesulitan itu berasal dari dalam/internal maupun dari luar (eksternal).

Kesulitan-kesulitan tersebut bukan masalah pribadi seperti masalah antara atasan dan bawahan atau masalah ketidakpuasan kerja.

Dengan kata lain siapapun yang menjabat akan mengalami kesulitan karena masalah tersebut melekat pada jabatannya bukan pada pejabatnya.

CONTOH (Tukang Las Bawah Laut):

• Lingkungan kerja di bawah laut.
• Bekerja di bawah tekanan air dalam kondisi basah.

#7 : Hubungan Pekerjaan

Hubungan Pekerjaan memperlihatkan hubungan pekerjaan yang dilakukan oleh pejabat baik dengan rekan yang lebih tinggi posisinya, sejajar atau di bawahnya (internal).

Juga memperlihatkan hubungan pekerjaan dengan pihak-pihak di luar perusahaan (eksternal). Frekuensi berhubungan juga dicantumkan: harian, bulanan, sesuai kebutuhan, dll.

#8 : Spesifikasi Jabatan

Spesifikasi Jabatan adalah persyaratan yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan agar dapat melaksanakan berbagai tanggung jawab utama jabatannya sesuai standar perusahaan

Spesifikasi Jabatan terdiri dari Tuntutan Jabatan dan Kompetensi Jabatan.

Tuntutan Jabatan terdiri dari:

• Pendidikan/pelatihan formal
• Pengalaman kerja
• Ketrampilan (teknis, manajerial, interpersonal, bahasa, dll)

Kompetensi adalah ciri-ciri pribadi yang membedakan antara pemegang jabatan yang hasil kerjanya istimewa dengan yang biasa saja.

Kompetensi yang diisi oleh pemegang jabatan yang istimewa hasil kerjanya:

• Ditunjukkan lebih sering/konsisten
• Diperlihatkan dalam situasi yang lebih beragam
• Ditunjukan dengan hasil yang lebih baik

Contoh:

Persyaratan untuk jabatan Staf Marketing

• Pendidikan: S1 segala jurusan
• Pengalaman kerja: 2 tahun sebagai tenaga penjualan
• Ketrampilan: Bahasa Inggris aktif
• Kompetensi: Kreatif dalam melaksanakan promosi
• Mahir dalam mempengaruhi orang lain
• Luwes dalam bergaul, mahir dalam menjalin hubungan dengan orang baru.

#9 : Keselamatan Kerja

Faktor keselamatan kerja juga dicantumkan dalam uraian jabatan.

Mulai dari tingkat resiko sampai dengan potensi-potensi kecelakan kerja dan perlengkapan keselamatan kerjanya.

 

–

Demikian artikel hari ini, semoga bermanfaat.
Salam HR